İçindekiler
İş hayatımızda daha düzenli olabilmek için günden güne kalem ve kağıda dönüş hızı artıyor. Bu yazıda, not defterinizi bir üretkenlik altın madenine nasıl dönüştüreceğiniz hakkında bilgiler vereceğiz.
Bir işte nasıl daha üretken olunacağını öğrenmeniz, hangi meslekte olursanız olun, kendinize zaman ayırabilmenin en iyi yollarından biridir.
Pomodoro yöntemi gibi zaman tekniklerinde tutun da alışkanlıklarınızı belirleme ve vazgeçme gibi psikoloji hilelerine kadar pek çok yöntem var. Peki ya sıradan bir defter ve kalem, kişisel üretkenlik seviyelerinizde devrim yaratabilir mi?
Analog Üretkenlik Trendine
Dijital dünyadaki uygulamalardan ve bunlara bağlı üretkenlik çözümlerinden yavaş yavaş uzaklaşan ve eski dönemlerde mevcut olan kalem-kağıt birliğine doğru ilerleyen bir kitle var. Lüks sayılabilecek defter ve kırtasiye malzemeleri olmasa bile, elle yazmak eyleminin verdiği hazzı yaşamak için modern yaşam tarzından eski moda bir not defterini planlayıcı haline getirebilmek için sayılabilecek pek çok neden var.
Günlük hayatımızın teknolojiyle olan bağlarının artması, analoğa yönelme ve elektrikten uzaklaşma gibi sonuçlar doğuruyor. Bir kağıda yazarak üretkenliği artırmak, hayatınızdaki olayları sekteye uğratmadan dijital detoks yapabilmeniz için güzel bir yöntemdir. Gün içinde gözlerinizi yoran mavi ışığın olmaması, uyku kalitenizi de artıracaktır ve ayrıca, uygulamalardan gelen bildirimlerin kesilmesi ve mobil oyunların sizi hapseden cazibesinin ortadan kaldırılması da işinize odaklanabilmeniz için harika bir yol olabilir.
Dijital mi kağıt mı? Artıları ve Eksileri
Kalem ve kağıdın, günlük yaşamımızda bizi rahatlatan garip bir çekiciliği var ama bu herkes için aynı mıdır? Bu soruya cevap bulmaya yardımcı olabilmek için kağıt üzerindeki üretkenlik seviyesinin, dijital ortam ile karşılaştırmasından bahsedeceğiz.
- Alan ve kapasite
Yapılacaklar listesinin olduğu bir uygulama veya Kanban panosu gibi bir dijital planlayıcı, size sunduğu alanla sınırlı değildir. Yeni bir tane satın almak zorunda kalmadan istediğiniz kadar görev veya bölüm ekleyebilirsiniz.
Ancak, bir kağıt planlayıcının çok fazla sayfası vardır ve bu da planlayacağınız görevlere göre bir format seçmeniz veya birden fazla planlayıcıya sahip olmanız gerektiği anlamına gelir. Kırtasiye malzemelerine düşkün olanlar ya da koleksiyon yapmayı sevenler için bu bir fırsat olabilir tabii.
- Yanlışları silebilme
Bir akıllı telefonda ya da bilgisayarınızda yazarken veya çizerken bir hata yaptığınızda, geri al tuşuna basıp baştan denemek kolaydır. Yaptığınız işe bakan kişi bu yanlışı yaptığınızı fark etmez bile.
Kağıt üzerinde bir yanlış yaptığınızda, silinebilir bir kaleme sahip değilseniz, üzerini karalamak veya daksil kullanmak yapabileceğiniz iki seçenektir. Fakat bunu yaptığınızda pek tabii yazınızın üzerinde bir değişiklik yaptığınız anlaşılacaktır. Bu her zaman bir eksi olmayabilir, yapabileceğiniz tek şey not alırken veya yazı yazarken daha dikkatli olmanızdır.
- Eşsiz olma
Bilgisayar veya telefon gibi cihazlarda yazdığınız ve kullandığınız dijital bilgiler, farklı bir cihazda kullanılabilmesi için bulut adı verilen uygulamalar sayesinde yedeklenebilir, çoğaltılabilir ve saklanabilir.
Defter planlayıcısı ise tek seferlik kullanabileceğiniz bir üründür. Kopyalanamaz olması (fotokopi ile çoğaltılmasını hesaba katmazsanız) onu eşsiz ve değerli kılar. Günlük hayatta, defterinizin üzerine su dökülmesi veya küçük kardeşinizin resim defteri olarak kullanması gibi, kazalar olur bu yüzden defterinizin dijital olarak saklanabilmesi için yazdığınız sayfaları tarattırabilir ya da fotoğrafını çekebilirsiniz.
- Öznellik
Bir defter planlayıcı, sizin yapabileceğiniz kadar yaratıcı ve size özel olarak kişiselleştirilmiş bir üründür. Sayfalarınızın düzeninden, yazacağınız kalemin türü ve mürekkebine kadar ve hatta boş kalan kenarlar için yapacağınız karalamalar ve süsler tamamen size kalmıştır.
Bir uygulama üzerinde yapacağınız planlamada, şemalar ve renkler özelleştirilebilir olsa da kendi elinizle yazdığınız bir defter kadar kişiye özel olmayacaktır.
- Ulaşılabilirlik
Kendinize özel bir defter planlayıcıya sahip olmanız, programınızın fiziksel olarak bir hatırlatıcı olması, organize edilmiş bir güne sahip olmak ve daha üretken olabilmek için size kolaylık sağlar. Telefonunuzda sahip olduğunuz uygulamanın sadece bir ekranda olmasının aksine, defteriniz ya masanınız üzerinde durur ya da çantanızda olup her zaman dokunabileceğiniz bir özelliğe sahiptir. Ayrıca defterinizin sayfalarını çevirirken bulunduğunuz güne kadar nelerin üstesinden geldiğinizi görebilmek de güzel bir motivasyondur.
Hayatınızı Kağıt Üzerinde Planlamanıza Yardımcı Olacak 5 İpucu
- Analog ve dijitali birlikte kullanın.
Kağıt planlayıcılar ile çevrimiçi veya dijital araçlar arasındaki farkları sizin için araştırdık ama her birini ayrı olarak ele alındığını gördük. Neden her iki dünyanın da en iyi bireyini alıp, dijital ve kağıt araçları size uygun bir şekilde birleştirmiyorsunuz?
Örneğin, günlüğünüzü güncellemenizi hatırlatmak için telefonunuza günlük bir alarm kurabilirsiniz veya not defterinizin yanında bir dijital yapılacaklar listesi oluşturabilirsiniz. Örneğin, bir etkinliğe gideceğinizde yol tarifi için telefonunuzdaki “Haritalar uygulamasını kullan” ya da arkadaşınızın doğum günü için hediye arayışındayken “Amazon’daki istek listesine eklediklerine bak” gibi notlar alabilirsiniz.
İpucu: Bu görevlerin telefonunuzdaki uygulamaya eklendiğini göstermek için defter planlayıcınızda bu görevlerin yanında özel bir sembol kullanın, böylece ikisinin de tamamlanmış veya tamamlanmamış olduğunu görebilirsiniz.
- Noktalı Defterin Kullanışlılığından Faydalanın
Bullet journalın yani bujoların özelliklerine baktığınızda defter üzerinde oluşturulmuş planlayıcıların göz alıcı oldukları aşikardır. Ryder Carroll tarafından geliştirilip, duyurulan bu akım, bloglar ve Instagram profillerinde paylaşılan ilham verici defter sayfalarını birer sanat eseri haline getirebilmek için çeşitli kırtasiye malzemeleri ve araçlara ihtiyaç duyuyor.
Daha önce bujolardan bahsetmiştik. Şimdi de bujoların üretkenliğinizi nasıl etkileyeceğine bir bakalım.
Bir Noktalı Defterin(Bullet Journal) Anatomisi
Tipik bir noktalı defter, sizin için numaralandırılmış bir içindekiler sayfası ile başlar. Daha sonraki sayfalarda bir dizi günlük sayfası veya liste haline getirilmiş sayfalar bulunur. Bunlar genellikle ay, hafta veya gün gibi zaman periyotlarını içerir. Fakat bu amaç dışında yani düğün planlaması veya tatile çıkarken önemi olacak noktaları belirlediğiniz etkinlikler için farklı ‘özel planlayıcı’lar da bulunur.
Bujo için kullanılan dil ‘hızlı not alma’ olarak isimlendirilir. Bu, bir şeyleri kısaca not etmenin bir yoludur ve adından da anlaşılacağı gibi oldukça hızlı yazılmış yazılardan oluşur. Uzun uzun yazmaktansa, günlük planınızı mümkün olacak en kısa sürede yaratmak için oluşturulmuştur. Hızlı not almanın 4 bileşeni vardır:
- Konu
Sayfalarınızın başlıkları için “Tatil Kontrol Listesi” veya “Ocak” gibi kısa, bilgilendirici başlıklar kullanabilirsiniz. Bu başlıklar, düşüncelerinizi düzenli tutmayı ve görevlerinizi bir sayfada gruplandırmayı kolaylaştırırlar.
- Sayfa numaraları
Sayfa numarası eklemek önemlidir çünkü noktalı defterinizin sayfaları, defterinizin en başında oluşturduğunuz içindekiler sayfasına göre oluşturulmuştur. Numara eklerseniz ihtiyacınız olanı bir bakışta bulabilir ve zamandan kazanabilirsiniz.
- Kısa cümleler
Normal bir defter veya günlükten farklı olarak, noktalı defter zamandan tasarruf etmekle ilgilidir. Bu nedenle cümleler kısa ve anlamlı olmalıdır. Örneğin, “Bugün köpeği veterinere götürmem gerek” yerine “köpek veteriner” yazabilirsiniz.
- Belirteçler
Belirteçler, noktalı defterin kalbidir. Zamanınızı planlamanıza ve ilerlemenizi kaydetmenize yardımcı olan birkaç çeşit belirteç vardır.
- Noktalar (.) bir görevi belirtir
- Kısa çizgiler (-) notlardır
- Yuvarlaklar (o) henüz tamamlanmamış görevleri gösterir
- Çarpılar (x) tamamlanmış görevlerdir
- Yıldızlar (*) öncelikli görevlerdir
Gününüzün, haftanızın veya ayın sonunda, tamamlanmamış görevleri not defterinizin bir sonraki sayfasına tekrar yazmayı seçebilir veya üstüne bir çizgi çekerek artık yapmak istemediklerinizden biri olarak belirleyebilirsiniz. Bu şekilde, gelecekteki planlamayı daha verimli hale getirebilecek görevlerinizi nasıl belli bir sıraya getirdiğinize dair bir kayıt oluşturmuş olursunuz.
- Yeni bir gösterim stili deneyin
Noktalı defterin 21. Yüzyılın popüler planlayıcı sistemi olduğuna şüphe yok. Ancak var olan tek analog not alma sistemi bu değil.
- Canlı Liste
Defterinizin en ön kısmında yer alır ve mevcut olan yapılacak listenizi kapsar. Her gün, tamamladığınızda üstünü çizeceğiniz görevleri buraya yazarsınız. Bu yüzden ‘canlı liste’ adı almıştır.
- Kasa
Defterinizin orta bölümünü kapsar. Burada, tamamlama vakti geldiğinde Canlı Liste’ye taşınacak daha uzun vadedeki hedefler, planlar veya fikirler bulunur.
- Çöplük
Planlayıcınızda hızlı bir şekilde not almanız gerektiğinde kullanacağınız, telefon numaralarını yazabileceğiniz, karalamalar yapabileceğiniz üç bölümden sonuncusudur.
- Defter planlayıcınızın zamanını planlayın
İnsanların planlayıcılarıyla karşılaştığı en büyük zorluklardan biri aslında onları kullanmaktır.
Coşkuyla yazmaya başlanan defterler, başarılı bir şekilde alışkanlık haline getirilemez ve buna bağlı kalmazsanız, defteriniz rafta toz toplayan ögelerden biri olabilir.
Rutin = Alışkanlık
Düzenli bir programı benimsemek, günlük alışkanlığının size bağlı kalmasını sağlamanın bir yoludur. Her gün defter planlayıcınızla ne zaman oturacağınıza on dakikalık bir zaman aralığı belirleyin. Sabah kahvenizi içerken ilk işiniz olabilir ya da gece gününüzü tamamlarken ve yarın için hedeflerinizi düşünürken son şey olabilir.
- Defter formatı ile yaratıcı olun
Defterinizi fiziksel anlamda dönüştürmek ve üretkenlik güçlerini artırmak için bir zanaatkar olmanıza gerek yok. İşte kırtasiye çekmecenizdeki günlük eşyaları kullanarak yapabileceğiniz birkaç basit tüyo:
- Akordeon kapı tipi
Aynı anda iki sayfaya bakmanın akıllıca bir yolu. Akordeon kapı tipindeki defterler, arkalarındaki diğer sayfaları görebilmeniz için bazı sayfalarınızı kesmeyi veya katlamayı gerektirir.
- Cep
Tutkal veya dekoratif bant kullanarak planlayıcı defterinizin içine üç taraftan bir parça sert kart yapıştırdığınızda kullanışlı bir cep eklemiş olursunuz. Bu cepler kartvizitleri, pulları, kuponları veya ne isterseniz onu güvenli bir şekilde saklamak için harikadır.
- Sayfa imi
Kullanışlı bir sayfa imi ile doğru sayfayı bulmak için birkaç dakika kazanmış olursunuz.
